Essa é uma história que todo mundo conhece: a equipe vai pra sala de reunião, espera 10 minutos uma pessoa que ainda precisava finalizar um trabalho, fica mais 10 conversando sobre o último episódio de Game of Thrones e outros 15 só para conseguir, finalmente, ter todo mundo inteirado da pauta. Resultado: uma reunião improdutiva e que, provavelmente, vai precisar de outra para reforçar e alinhar os pontos que ficaram pendentes.
Sabemos que reuniões assim, e principalmente o excesso delas, não são boas para a equipe, empresa e muito menos para os clientes. Então, como ter reuniões produtivas e que, além de colocarem ordem no job, façam com que a produtividade de todos melhore? Preparamos 7 dicas para lhe ajudar nesse desafio. Vamos lá?
#1 Informe a pauta para todos com antecedência
Para ter uma reunião produtiva, antes de ela começar é importante que todos os participantes estejam cientes do seu tema, e também saibam quais as ideias e tópicos que podem apresentar para contribuir com a produtividade da equipe.
Definir uma data e horário estipula um prazo para que cada membro da equipe pense nestes pontos, e isso vai ajudar para que todos organizem suas agendas de modo a comparecer à reunião.
#2 Defina um coordenador e uma pauta
O coordenador é um dos grandes responsáveis por fazer uma reunião produtiva, e deve introduzir o tema – mesmo que ele já tenha sido apresentado anteriormente aos participantes. Isto ajuda a manter o foco e cessar qualquer assunto fora da pauta, além de cobrar dos participantes da reunião suas contribuições.
É importante que o coordenador saiba gerenciar a sala com cordialidade e jogo de cintura para lidar com aqueles que tendem a desviar o foco, mas sem deixar a reunião pesada.
#3 Saiba escutar e se fazer ouvir
Às vezes, a pessoa mais tímida do time tem em mente a ideia que vai solucionar o problema que convocou a reunião, mas ela não consegue falar, pois é sempre interrompida. Por isso, é importante que os participantes saibam ouvir!
Também é trabalho do coordenador influenciar a participação de todos, sem deixar ninguém constrangido ou acuado. Se for percebida qualquer monopolização da fala ou um conflito polarizado se estendendo, é preciso intervir.
#4 Diferencie reunião produtiva de anúncios
É muito conveniente anunciar quaisquer mudanças na empresa ou grandes metas atingidas convocando uma reunião, já que toda a equipe estará reunida, mas esta pode ser uma abertura para a perda de tempo e foco. Se for anunciar algo, busque fazê-lo só no final da reunião, quando todos os pontos já tiverem sido debatidos.
#5 Faça pequenos intervalos
Mesmo que a previsão seja de uma reunião produtiva de 30 minutos, o ideal é fazer um pequeno intervalo para deixar os participantes beberem água, irem ao banheiro e se alongarem. Com o tempo, a equipe se acostuma a esse ritmo e passa a esperar o intervalo para sair da sala.
#6 Produza uma ata da reunião
Anotar as decisões e tópicos resolvidos ajuda todos a saberem quais são os próximos passos em seus trabalhos. Cabe ao coordenador da reunião decidir se vai pedir anotações individuais ou convocar um secretário para realizar uma ata. As anotações individuais permitem que cada participante se lembre dos pontos mais detalhados, mas não garante entendimento geral da situação. Já uma ata fornece justamente o contrário, sendo recomendada a sua leitura ao final da reunião, para garantir que todos tenham o mesmo entendimento do que ficou decidido.
Quando todos estão concentrados e falando, mas só são abordados os problemas e não se buscam as soluções, também não temos uma reunião produtiva. É importante ter em mente que se deve gastar mais tempo coordenando a solução do que discutindo o problema em si.
Extra: modelo de pauta de reunião produtiva
Separamos alguns tópicos importantes na hora de preparar o que será discutido na reunião (a pauta que falamos lá no primeiro tópico). Eles não necessariamente precisam ser seguidos à risca, mas podem apontar um norte se você estiver perdido na hora de reunir sua equipe!
- Tema da reunião;
- Motivo da sua realização (o que aconteceu e o que precisa ser feito);
- Data, horário, duração e local;
- Quem a conduzirá (coordenador), quem será o secretário e quem deve comparecer;
- Tópicos a serem discutidos.
Viu como adotar algumas posturas simples pode transformar uma reunião produtiva?
Aqui também temos mais artigos para te ajudar a ser mais produtivo, dê uma olhada:
- Como conquistar a produtividade máxima da sua equipe?
- 7 aplicativos para ser mais produtivo no trabalho
- Como trabalhar menos e produzir mais utilizando seus 4 níveis de energia
